Projektmanagement mit Rukovoditel
Ich habe ewig nach einem guten Projektmanagementsystem für meine Tätigkeit als GDL-Programmierer gesucht.
Ich habe eigentlich nie das gefunden, was allen meinen Anforderungen gerecht wird.
Bei dieser langen Suche im Internet tauchte quasi als letzter Versuch Rukovoditel auf, ein universelles Projektmanagement-Tool made in Russland.
Rukovoditel ist Open Source und mit einfachsten Mitteln selber hostbar, d.h. auf gehosteten Servern mit PHP und mySQL extrem einfach zu installieren.
Bild 1: User Interface für den Admin: Berichte-Editor
Rukovoditel steht auf meiner Favoritenliste ganz vorne, da es sehr universell einsetzbar und äußerst flexibel anpassbar ist und eine sehr angenehme und moderne, responsive Benutzeroberfläche besitzt.
Ich denke, dass das System nicht nur etwas für Softwareentwickler ist, sondern auch für Architekturbüros gut geeignet ist.
Ich war überrascht, dass es so etwas Geniales als Open Source gibt, ein Programm, mit dem man sich quasi seine eigene Webapplikation frei zusammenbauen kann.
Die Nutzung ist sehr einfach, allerdings benötigt man schon etwas EInarbeitungszeit als Administrator, bis man hinter alle bzw. die meisten Funktionen und deren Wirkungsweisen hintergeblickt hat.
Der Anwender, welcher nicht Admin ist, hat es wesentlich leichter. Er findet sich sehr schnell in der übersichtlichen Struktur zurecht.
Bild 2: User Interface für Anwender des Ticket-Systems: Dashboard
Zusätzlich zu der kostenfreien Open Source Version gibt es eine Erweiterung zum Preis von ca. 185,- Euro mit sehr schönen weiteren Features (Bild 3)
Jedoch ist die Grundversion bereits unbeschränkt nutzbar, d.h. man kann beliebig viele Nutzer anmelden, beliebig viele Entities (Objektgruppen in Form von Kategorien und zugehörigen Datensätzen) anlegen und verwalten.
Bild 3: Features der kostenpflichtigen Erweiterung
Universaltool
Mit Rukovoditel ist es möglich, die Software als Aufgabenverwaltung, Projektmanagement-Tool, Mangelverfolgungs-System, Checklisten-Tool, Info-Datenbank, Kommunikations-Plattform, CRM-System und anderes zu nutzen und zugleich alles vorgenannte in Einem.
Die Software ist mehrsprachig, d.h. neben den Standardsprachen Englisch und Russisch kann man weitere Sprachpakete aus den Anwenderforen auf sehr einfache Weise dazu laden, so dass jeder Nutzer seine eigene Benutzeroberflächen-Sprache wählen kann.
Deutsch ist auch dabei und da die beiden Sprachdateien vom Typ .php sind, kann man, wenn man möchte, bestimmte Bezeichnungen ersetzen, wenn diese besser in den eigenen Kontext passen.
Auf dem Dashboard kann man sich völlig frei die für einen relevanten Berichte, ungefiltert oder gefiltert, darstellen lassen. (z.B. alle aktiven Tickets, nicht erledigte Aufgaben, usw.)
Um vorhandene Datensätze aus seiner Firma zu nutzen, ist es möglich, diese aus einer Excel-Datei zu exportieren und in Rukovoditel zu importieren.
Ich selber bin Softwareentwickler für BIM-Objekte und habe damit folgende unterschiedlichen Funktionen erstellt: Kundendatenbank, Produktdatenbank, Objekt-Katalog mit Release-Notes, Projekt-Management mit Todo-Liste und Ticketsystem, projektunabhängiges Ticketsystem.
Anwendungsbeispiele
Hier nun einige Beispiele dazu:
Projektunabhängiges Ticketsystem
Für projektunabhängige Kommunikation, z.B. für nicht individuelle Software, lässt sich folgendes System einrichten: Der Kunde legt selber ein Konto an auf einer Webseite, die wegen Spam nicht über Suchmaschinen zu finden ist, oder ihm wird vom Admin ein Konto angelegt. Er loggt sich dann ein und legt einen Bericht an, in welchem er seine Bugmeldungen postet und der Betreiber ihm antworten kann. Hat man die Erweiterung erworben, kann man neuen Nutzern automatisch bestimmte Berichte über Templates zuweisen. Dieses Ticketsystem ist übersichtlich und vor allem für den Betreiber der Seite ein großer Vorteil, da er sämtliche Tickets an zentraler Stelle, übersichtlich nach Anwender, gekaufter Software und Bugart geordnet, vorliegen hat.
Bild 4: mehrere Tickets von unterschiedlichen Anwendern zu unterschiedlichen Produkten in einem Bericht gesammelt.
Projektabhängiges Ticketsystem
Funktioniert im Prinzip genauso wie das projektunabhängige, mit dem Unterschied, dass es Projekten zugeordnet ist und von dem projektunabhängigen Ticketsystem völlig unabhängig ist.
Kundendatenbank
Hier habe ich für die Kunden eine Haupt-Objektgruppe angelegt und für die durchgeführten Aufträge eine Untergruppe. So habe ich übersichtlich alle Aufträge auf einen Blick und kann über Filtern oder Suchen z.B. nach bestimmte Typen von BIM-Objekten suchen, die ich irgendwann mal erstellt habe. Dieser Bereich ist unabhängig von den eigentlichen Projekten, beinhaltet alle älteren Aufträge und eine Übersicht über die neuen. (Nicht jeder Auftrag muss über Projektmanagement mit Todo-Listen, Tickets etc. abgewickelt werden). Die Auftrags-Liste kann ich entweder global anzeigen lassen oder für den einzelnen Kunden.
Bild 5: Übersicht aller Kundenaufträge, beliebig sortier- und filterbar, mit Summenbildung bei den Einnahmen.
Projektmanagement
In der Haupt-Objektgruppe „Projekte“ kann ich beliebig viele Unter-Objektgruppen anlegen, welche dann beim Auswählen eines Projekts als Unterauswahl angeboten werden; hier sind das Dateien, Tasks, Diskussionen, Tickets, Anforderungen, Arbeitsabläufe und Meilensteine. Diese Unter-Objektgruppen können beliebig viele selbst definierte Felder enthalten. Über ein ausgeklügeltes Rechtesystem kann man z.B. dem Kunden Zugriff nur auf bestimmte Teile gewähren, und hier wiederum mit Vollzugriff oder mit „nur Anschauen“. Hat man die Erweiterung erworben, kann man das PM noch um Kalender, Gantt-Charts, Diagramme und Grafiken, Zeiterfassung und mehr erweitern. Der Flexibilität sind „fast“ keine Grenzen gesetzt.
Bild 6: Übersicht der Rubriken des Projektmanagements innerhalb eines Projekts.
Erweiterung
Auch die Erweiterung hatte ich als Testversion in Verwendung. Hierbei haben mir folgende Funktionen besonders gut gefallen:
- Info Pages: hiermit lassen sich Inhaltsseiten wie bei einem CMS anlegen, z.B. für Nutzungsanleitungen für externe Nutzer oder Wikis.
- Öffentliche Formulare: hiermit lassen sich externe Feedbackformulare für unterschiedliche Nutzungen anlegen. Der Absender kann eine Bestätigungsmail bekommen, in welcher er einen Link enthält, dessen Ziel ihn darüber informiert, wieweit der Status seiner Anfrage ist. Damit kann mir z.B. ein Kunde eine Aufgabe zuweisen und zwischendurch immer schauen, wie weit ich damit bin, ohne mich anrufen zu müssen.
- Change History: Hiermit lassen sich beliebig gefilterte Änderungen an sämtlichen Objektgruppen verfolgen und protokollieren.
Was gibt es noch
Ich kann das System nicht genug loben. Neben den erwähnten Features gefallen mir folgende Dinge besonders:
- Extrem durchdachte und akribisch umgesetzte Details in allen Bereichen, z.B. unterschiedliche Suchkriterien, Zugriffskontrolle auf jedes einzelne Feld, Tooltipps, etc.
- Integration von Fontawsome-Icons
- Jeder Objektgruppe können Kommentare hinzugefügt werden, so dass jedes Detail separat diskutiert werden kann
- Erstellen globaler Auswahllisten für Dropdowns (Bild 7)
- Der Entwickler betreibt ein Forum, in welchem einem immer schnell und kompetent bei Fragen und Problemen geholfen wird; es gibt sogar ein Wunschliste für neu Features (Bild 8)
- Die Software befindet sich in ständiger Entwicklung; jedes Jahr kommen mehrere neue Versionen mit neuen Features heraus.
- Frei gestaltbare Login-Seite (Bild 9)
Fazit: ein geniales Open-Source-Projektmanagement-Tool, welches hierzulande noch viel zu wenig Beachtung gefunden hat, allerdings nichts für Leute, die auf Kanban-Boards a lá Trello stehen.